法人カードの経理・会計処理の総まとめ。領収書・明細書・勘定科目など気になるところを一気読み。

法人カードの経理・会計処理の総まとめ。領収書・明細書・勘定科目など気になるところを一気読み。ブクマ必須の1記事です。 法人カードの仕組み

大前提として、公私混同を避けよう

法人カードの経理や会計処理は「勘定項目は何になる?」「領収書や明細書はどうなる?」など、さまざまな疑問が出てきますよね。

今回はそうした法人カードの会計処理のやり方を総まとめで紹介していきますが、その前に大前提となる「カードの公私混同は避ける」という基本知識をおさらいしておきましょう。

カードを公私混同してはいけない理由

カードを公私混同しないほうがいい理由は、主に3つ。

  1. カード年会費を丸ごと経費にできなくなる
  2. 利用明細でプライベートとビジネスをわけなければならないので経理が面倒に
  3. 法人のお金・個人のお金を混同し、「どんぶり勘定」状態になってしまう

個人用のクレジットカードで経費を支払う場合、ビジネス専用としてカードを使っているわけではないので年会費を経費にできません。

プライベートとビジネスの利用割合が「5:5」前後のバランスなら年会費の一部を経費にできることもありますが、確実ではありません。

カードを公私混同していると、経費管理の際に利用明細の中で「プライベート」と「ビジネス」をわける必要があります。

法人カードを作れば、「年会費を丸ごと経費にできる」・「利用明細を保管するだけでOK」となるので便利です。

逆に法人カードをプライベートで使うのも避けましょう。その理由は個人用のクレジットカードで経費を支払う場合と同じですし、法人カードは用途として「ビジネス決済用」となっていることが多いです。
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独立したばかりの時など、法人カードを持っていないときには「法人関連の決済専用の、個人用のクレジットカード」ならぎりぎりアリ?

起業したて初月の場合など、すぐに法人カードを持てないこともあります。

そのような場合、勘定項目や領収書などから経費管理を行えているのであれば個人用のクレジットカードで経費を支払うことは可能です。

ポイントになるのは税務調査の際に「経費として認められるのか?」なので、「領収書」や「利用明細」など証拠を残してしっかり経費管理することが大切です。

基本は法人カードで、法人の決済をすること

法人カードの申込にあたって、必要書類が多いのでは…?手続きにものすごく時間がかかるのでは…?と心配されている方もいるかもしれません。

実は「決算書」や「登記簿謄本」など、法人関連の書類提出が不要で申込できる法人カードは結構あります。

さらに言えば、独立した直後・赤字でも申込可能、すぐに発行できる法人カードがあるので、個人用クレジットカードをビジネス用に使うよりも、思い切って法人カードを作るのがおすすめ。というわけです。

経費をカードで支払うときは「法人カードで経費を支払う」を基本として覚えておきましょう。

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会計処理・勘定科目

法人カードの会計処理は「発生主義」に基づいて行っていきます。

お金の動きが2回で「借方」と「貸方」でそれぞれの金額を記入していきます。

例として:法人カードで支払う場合は「カード会社が立て替え」→「カード会社に支払う」となるため、これを「借方」と「貸方」にわけて経費を記入します。

法人カードの勘定項目は「未払い金」を使います。リボ払いや分割払いで手数料が発生した場合、未払い金とは別に「支払手数料」を追加します。その他、特殊なケースは立て替えをした場合で、法人は「立替金」や個人事業主は「事業主借」などを使います。

複式簿記、発生主義での「借方」と「貸方」の書き方

日付勘定項目借方勘定項目貸方
4/13交通費5,000円未払金5,000円
5/25未払金5,000円普通預金5,000円

※4/13に5,000円の交通費を法人カードで支払い、引き落とし日が5/25の場合。

「借方」と「貸方」の書き方は簡単です。

借方は、法人カードを使ったときの「勘定項目」と「金額」。

貸方は、法人カードの引き落としの「勘定項目」と「金額」。

単式簿記の場合、支払ったときの「勘定項目」と「入金(収入)」と「出金(支出)」という書き方が多いですね。

年会費、発行費用の勘定科目は?

法人カードは「年会費」や「発行費用」を経費にできます。

  • 年会費:支払手数料
  • 発行費用:支払手数料

年会費の勘定項目は、一般的には「支払手数料」を使います。発行費用の勘定項目も「支払手数料」を使います。

個人のクレジットカードで法人費用の建て替え決済をした場合

経費を個人が立て替えした場合、会計処理の仕方はやや異なります。

法人と個人事業主でも記入が違うので、それぞれを見てみましょう。

【法人】勘定項目は「未払金」

日付勘定項目借方勘定項目貸方
4/13交通費5,000円未払金5,000円
5/25未払金5,000円普通預金5,000円

※4/13に経費を社長個人のカードで立替えして、5/25に会社が社長へ立替えした費用を支払った場合

法人の経費を社長以外の個人(従業員など)が立て替えた場合、勘定項目は「立替金」を使います。

立て替えた金額を会社が支払う場合(2行目)も書かなければなりません。

【個人事業主】勘定項目は「事業主借」

日付勘定項目借方勘定項目貸方
4/13交通費5,000円事業主借5,000円

※4/13に個人事業主が個人のクレジットカードで経費を支払った場合

個人事業主が個人のクレジットカードで経費を支払った場合、勘定項目は「事業主借」を使います。

「未払い金」としてクレジットカード処理については記入しなくてOKです。

分割払いやリボ払いの仕訳

日付勘定項目借方勘定項目貸方
4/13交通費5,000円未払金5,000円
5/25未払金
※分割1回目
2,500円普通預金2,500円
5/25支払手数料
※分割1回目
100円普通預金100円
6/25未払金
※分割2回目
2,500円普通預金2,500円
6/25支払手数料
※分割2回目
100円普通預金100円

※2回の分割払いで手数料が100円の場合

分割やリボ払いをした場合は、「未払い金」として普通にクレジットカード処理を記入するだけです。

手数料が発生する場合、その手数料の勘定項目を「支払手数料」として記入します。

キャッシュバックの仕訳

日付勘定項目借方勘定項目貸方
5/25普通預金1,000円雑収入1,000円

※5/25に1,000円のキャッシュバックを受けた場合

法人カードはポイントが貯まるタイプがありますが、ポイントは「使ったときの仕訳」のみでOKです。

ただし、ポイントが「収入=売上(利益)」と判断されない場合は、仕訳しなくて問題ありません。

キャッシュバックはお金なので、やっておいてほうがいいですね。

ポイントの仕訳に関して、2019年4月13日時点では税法等の明確なルールがありません。個々や状況によって意見はさまざまなので、税理士に判断してもらうのがおすすめです。

【コラム】そもそも自分で全部やろうとしないこと。税務処理は便利な会計ソフトや税理士に入ってもらい、本業に専念しよう

一定のステージを超えて組織化されてきた中小企業や大企業は「経理担当者」が在籍していると思うので、法人カードの勘定項目や会計処理はそれほど悩むことも少ないと思います。

個人事業主や起業したばかりの場合、自分自身で法人カードの仕訳をしなければならないケースも多いですね。

そのような場合でも「ソフトウェアを利用する」や「税理士に相談する」といった工夫をすると、複雑な会計処理を簡単に行えるようになります。

餅は餅屋とはよく言ったもので、得意な人に任せるのが一番いいです。

過去、筆者も1年だけ会計処理などを自分でチャンレンジしてみたことがありますが、本業に使いたい時間が奪われてしまいますし、多少お金を払ってでもソフトや税理士に任せるべきです…!

税理士によるコメント

 
経理処理、会計知識をマスターすることは、税金の申告や税務調査のために必須であることはもちろんのこと、ひいては経営戦略、経営計画にも役に立ってきます。
 
複式簿記や発生主義会計についてはとっつきにくい部分もありますが、専門家の手を借りながら正しい会計処理を心がけるようにしましょう。
 
数字・法律はどうも苦手だ!という方は、コストはかかりますが思い切って1年目から税理士に会計部分をしっかり手伝ってもらうのも良い選択だと思いますよ。
 

会計事務所タクシス

東京都内を中心に、「クラウド会計に強い税理士」として活動中。税務顧問だけでなく、事業所に合わせた管理会計の整備や創業融資の資金調達支援も行う。

会計ツール、自動で仕訳をやってくれるものはないのか?

今は技術の進歩でいろんな会計ツールがあるため、「自動で仕訳をしたい」という希望は簡単に叶えられます。

  • フリーウェイ経理Lite
  • MFクラウド
  • freee

無料でスタートできるソフトも多いので、使用感を確かめながら導入を検討してみるのがいいですね。

ほとんどの法人カードは、会計ソフトを優待価格で利用できる特典が付いています。通常よりもお得な価格で会計ソフトを導入できるため、法人カードを選ぶ際に特典に注目してみるのもおすすめですよ。

フリーランスや個人事業主の場合、無料で使えるものもある

フリーウェイ経理Lite」は、無料版と有料版が用意されています。

フリーウェイ経理Lite

個人事業主や中小企業ならずっと無料で利用できるので、はじめての会計ソフトとして選びやすいです。

「フリーウェイ確定申告」というWeb上で使えるクラウドサービスもあり、こちらは「個人」を対象に無料で提供されています。

MFクラウド、freeeなどの会計ソフト

その他、有名どころでは「MFクラウド」や「freee」もおすすめです。

MFクラウド(Money Forward)は個人事業主から法人までさまざまな企業レベルに対応しており、経費精算の業務量・作業時間を従来の10分の1まで短縮できるスグレモノ。

MFクラウド会計
※自動取り込みや、ダッシュボードの可視化が本当に便利…!

freeeも個人事業主から法人まで対応しており、無料版でお試しすることもできます。

大まかな機能はどの会計ソフトも大差がないため、無料で利用できるタイプから使用感を確かめていくのがおすすめですよ。

法人カードを簡単に仕訳するなら、会計ソフトに「自動仕訳」や「リアルタイム紐づけ」などの機能があると便利。細かい機能は各ソフトごとに一長一短なので、「どのような機能を使いたいのか?」を先に決めておくほうがスムーズです。

税理士にお願いする

法人カードの仕訳がわからないとき、税務署に相談すると疑問を解決できます。

基本的に電話でも対応してくれますが、明細等を持って窓口で相談するほうが丁寧に対応してくれますよ。

その他、「会計担当者を雇用する」や「会計を外部発注する」といった方法もありますが、どの方法が最適なのかは企業によります。

▼税理士のツテが無い方は、多くの税理士さんを抱えているサービスに一度率直に相談してみることをオススメします。
税理士にお願いする

彼らも無理に高額・オーバースペックな税理士を紹介しても成約しないことをよく理解しているので、率直に希望条件などを話してみるといいですよ。

その他、法人カードの経理処理・税務Q&A

その他、法人カードの経理処理・税務Q&A
法人カードの経費管理をする場合に「レシートや領収書は必要なのか?」が気になりますね。

  1. 領収書やレシート(現金と同じ)
  2. 利用明細(お店で渡される)
  3. 利用明細や請求明細(カード会社が発行する)

※紛失したなど特殊な場合を除いて、1の書類を毎回しっかり保管してください。

カードを使ったときにお店で渡される利用明細は領収書の代わりになりますがカード会社が発行する請求書等は領収書の代わりになりません。

現金の場合と同じく、お店で領収書やレシートを発行してもらうのがもっとも信頼性が高いです。

逆にカード会社が発行する利用明細だけでは、やや不安が残ります。クレジットカードの利用明細だけでは支払内容の詳細がわからないケースがあり明確に判断しにくいことも。

なるべく領収書やレシートをとっておきましょう。

クレジットカードの明細は「領収書」代わりになるか?領収書やレシートはどうしたらいい?

【照会要旨】
法人カードを利用している場合には、カード会社から一定期間ごとに請求明細書が交付されますが、この請求明細書は消費税法第30条第9項《仕入税額控除に係る請求書等の記載事項》に規定する請求書等に該当するのでしょうか。

【回答要旨】
クレジットカード会社がそのカードの利用者に交付する請求明細書等は、そのカード利用者である事業者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者が作成・交付した書類ではありませんから、消費税法第30条第9項に規定する請求書等には該当しません。

しかし、クレジットカードサービスを利用した時には、利用者に対して課税資産の譲渡等を行った他の事業者が、「ご利用明細」等を発行しているのが通常です。

この「ご利用明細」等には、1その書類の作成者の氏名又は名称、2課税資産の譲渡等を行った年月日、3課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容、4課税資産の譲渡等の対価の額、5その書類の交付を受ける者の氏名又は名称が記載されていることが一般的であり、そのような書類であれば消費税法第30条第9項に規定する請求書等に該当することになります。

引用元:国税庁

「クレジットカードの明細は領収書の代わりになるのか?」は、国税庁が上記のように回答しています。

  1. その書類の作成者の氏名又は名称
  2. 課税資産の譲渡等を行った年月日
  3. 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
  4. 課税資産の譲渡等の対価の額
  5. その書類の交付を受ける者の氏名又は名称

基本的に利用明細は「お店が作った書類ではなく、カード会社が作ったもの」なので、請求書等には該当しません。

ただし、「氏名」や「金額」などの詳細が記載されている利用明細なら請求書等に該当するという回答なので、お店で発行される一般的な利用明細は請求書等として使えるようです。

領収書やレシートは税務調査で事実確認の際に使われる書類なので、あまり深く考えずに残せるものはすべて残しておくのが安心です。

税理士によるコメント

 
少々難しい話ですが、ここでいう請求書等のお話はあくまで消費税法上のお話。法人税法上は特に明確な規定があるわけではないです。言い換えれば、法人税の計算上はクレジットカードの明細も支払証憑としては有効です。
 
結論としては、「残せるものはすべて残す」でOKです。
 

会計事務所タクシス

東京都内を中心に、「クラウド会計に強い税理士」として活動中。税務顧問だけでなく、事業所に合わせた管理会計の整備や創業融資の資金調達支援も行う。

明細など書類管理のコツは?


ズバリ、こういった収納口が多くて畳めるタイプの書類ケースがあるとすごく便利ですよ!

領収書やレシートは、年間で見ると膨大な数になります。

とにかく領収書やレシートは保管しておく必要があるため、せめて月ごとにはまとめて保管することを心がけましょう。

こういった大容量のじゃばら型ファイルに「月1=1ヵ所」で、バサバサと領収書を集めるところからスタートするのがおすすめ。

税理士に書類を提出する場合も、スマートレターをまとめて家においておくと便利ですよ。わざわざ切手を貼ったりせずすぐに書類を送れるスグレものです。

レターパックよりも安いし、ちょうどいい大きさなので重宝しますね^^

経理がスムーズになるおすすめ法人カードは?

どの法人カードも経費管理のしやすさは同じです。

カード利用明細から仕訳を簡単に行えるので、あとは会計ソフトとの連動などで差が出る程度。

そのため、「空港ラウンジ」や「ポイント還元率」などスペック重視で選んでも大丈夫ですよ。

法人カードは「カード会社の特典」・「国際ブランドの特典」・「そのカードの特典」などから、ビジネスサービスの優待を使えます。会計ソフトなら「free:通常1ヶ月無料が2ヶ月無料になる」の特典が使えるカードが多いですよ。

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「ekeihi」や「バーチャル経理アシスタント」など、経理関連の優待も充実しています。

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こちらは「freee」や「Staple」などの会計サービス優待がありますよ。

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三井住友ビジネスfor Owners

三井住友ビジネスfor Ownersも個人事業主や法人代表者が対象で、本人確認書類だけで発行可能。

こちらは「財務会計システムデータ連携サービス」で勘定奉行(会計ソフト)に連動させることができ、経費管理を自動化できますよ。

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まとめ

法人カードの経理や会計処理は複雑に感じますが、一度覚えてしまえばあとは同じ作業の繰り返しです。

最初にしっかり「勘定項目」や「領収書(レシート)」などの疑問を解決しておけば、仕訳作業や確定申告も簡単にできます。

いつやってくるかわからない税務調査に備えることが重要なので、適当に処理している場合は今回を機に経理を見直してみましょう。

記事の監修を担当した税理士

 

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