社内外の不正利用から守れ!法人カードの悪用(社員による使い込み・横領)も防ぐ社内規定やルール案・管理のコツをまとめました

社内外から不正利用を守れ!法人カードの悪用(社員による使い込み・横領)も防ぐ社内規定やルール案・管理のコツをまとめました 法人カードその他の話題・裏話

法人カードは限度額が大きい金額が認められやすいです。また、実際に決済する金額も会社の成長に合わせて大きくなっていきます。

そこで気になるのが、セキュリティ・不正利用のへの対策ですよね。この記事では、社内・社外それぞれで起こりうる悪用や不正利用、その対策について検討・解説していきます。

社内での不正利用

法人カードは「社員の悪用=個人的な使い込み」が起こることがあります。

これは業務上横領に該当するケースがあり、不正利用は企業にとっては大きな損失です。

そうならないためにも、社員に持たせる前に「社内ルール=社内規定」をしっかり作っておくことが大切です。

起こりうる社員による法人カードの悪用、使い込みのケース

社員が法人カードを悪用するケースを把握しておくと、対応策を考えやすくなります。

  • プライベートな出費を法人カードで行ってしまい、証拠が残る悪用
  • 領収書不備・明細不明など、故意に証拠を残さない(残せない場所で利用など)悪用
  • より悪質なケースでの悪用

プライベートな出費を法人カードで支払うのはもっとも起こりやすい悪用で、「業務上の妥当性が低い私的な飲み会で利用」「自家用車のガソリンを、法人カードで決済」というケースがあります。

領収書の紛失などで証拠を残さない(残せない場所で利用)場合、「業務上の出費、私的な出費が混同する決済をまとめて法人カードで支払う」というケースが多いでしょうか。または、接待交際費の域を逸脱しているようなお店での利用なども挙げられます。

より悪質な状況だと、「法人カードで旅費交通費として換金性のあるチケットを購入し、金券ショップなどで現金化」という、「完全にアウトな業務上横領」のケースがあります。

他にもさまざまなケースが考えられますが、社内規定を作る際に起こり得る悪用ケースは想定しておきたいですね。

法人カードはどのような経費を、どのような金額まで支払う際に使っていいのかを決めておくことが、根本的にとても重要です。その線引きが曖昧だと社員は法人カードを使いづらいです。プライベートの支出に使ってはいけないという常識は例外ですが、経費にもさまざまな支出があります。

法人カードの不正な私的利用は刑事事件、「業務上横領」である

社員が法人カードを不正利用した場合、企業が被害申告すると捜査にもとづいて刑事事件として社員は立件されます。

  • 刑事事件である
  • 明細で確実にバレてしまう

※上記を周知し、未然に防ぐことが重要

企業が被害を申告しない場合は逮捕されませんが、それでも刑事事件として逮捕される可能性があることを社員は理解しておく必要があります。

安易に法人カードを不正利用すると犯罪者になってしまいますよ。

社内規定、秩序を保つポイント

さすがに犯罪・横領の話を出して強調しすぎると、せっかくの便利な仕組みも使われなくなってしまいます。組織の状態に応じて、社内規定のタイトさや周知の順番も工夫しましょう。

法人カードに関して社内規定を作れば秩序を保ちやすいですし、社員の不正利用も防ぎやすくなります。

たとえば、このような規定・導入フローが検討できそうです。

  1. 信頼できる役職者・経理のみに渡し良心の範囲で利用を任せる(明細などで利用目的がだいたいわかることは予め伝えておく)
  2. 領収書の提出を義務化する
  3. 直属への事前申告制を導入する
  4. 不正利用発覚に対する罰則規定を設置
  5. 限度額、毎月の利用明細を細かく管理し開示する

社内ルールを作る際に上記5案は抑えておきたいポイントであり、上から順に導入するのがおすすめです。

社内規定は「不正利用発覚に対する罰則規定を設置」のように厳しくタイトな内容を作るほど、社員は法人カードを使いづらくなります。

本来は法人カードで決済してもOKな状況でも現金で支払うといった状況もあるため、社内規定はバランスを考えることも大切です。

運用しやすいルールから「規定を守れていない状態」を明確にできるようにしておき、従業員を一人の大人として扱うことが成功の近道ですよ。

法人カードを導入するなら、何かしらの社内規定は必要です。企業によってどの程度の社内ルールが必要なのかはさまざまですが、社内規定を設けておくほうが法人カードを安全に運用しやすいことは共通です。とくに多くの社員に追加カードを持たせる場合は、なおさら明確な社内規定を作っておきたいところです。

社外による不正利用

法人カードは「社内=社員の悪用」以外にも、「社外=他人」による不正利用も起こり得ます。

これは個人用のクレジットカードを使う場合と注意点は同じです。

「紛失しない」「盗難に気をつける」などに注意しながら、もし不正利用にあったときは「盗難紛失補償」を活用しましょう。

クレジットカードにはさまざまな保険がありますが、不正利用の補償は「盗難紛失補償」が適用されます。カードによってはネット専用の「オンラインプロテクション」といった保険もあります。多くのカードに付帯されている「ショッピング保険」は、購入したものが盗難破損した場合に購入額が補償される保険です。

起こりうるケース

法人カードが社外で他人に不正利用されるケースは主に2つです。

  • 紛失や盗難→不正利用
  • オンラインショップに登録している内容が漏えい→不正利用

もっとも可能性が高いのは、「法人カードを紛失したり盗難される」というケースです。

「オンラインショップに登録している内容が漏えい」も流れは同じですが、登録先のWebサイトに責任がある場合を除けば自分の端末管理が重要ですね。

1つクレジットカードの知識として覚えておきたいのが、パスワードがなくても不正利用できるという点です。

クレジットカードはスーパーやコンビニなどではサインレス決済できるため、カードさえ入手すれば不正利用できます。

クレジットカードの決済方法は、主に「パスワード入力(暗証番号)」と「サインを書く」と「サインレス(暗証番号もサインも不要)」の3つがあります。高級ブランド店など高額な品を販売しているお店は「パスワード」や「サイン」を求められることが多く、スーパーのように安い商品を販売しているお店は「サインレス」で決済できることが多いです。Web上では、1クリック決済が可能なところもあるため、そのサイトにログインするための情報を管理することも大切です。

補償されるケース

三井住友VISAカードの場合、カード不正利用が発生したときの補償は以下のようになっています。

不正利用が発生した場合、弊社では三井住友VISAカード&三井住友マスターカード会員規約第14条(会員保障制度)に基づき、特別なケースを除き、紛失・盗難の届け出日の60日前から弊社がその損害を補償いたします。

引用元:三井住友VISAカード

補償対象となるのは、「クレジットカードおよび会員番号が、ご本人ではない第3者によって不正に利用されたものと弊社が認めた場合のみ」です。

また、カードを紛失盗難したケースに関しては、それを「最寄りの警察署へ届けていることが必要」となっています。

補償が難しいケース

一方、補償を受けられないケースを三井住友VISAカードを例に見てみましょう。

1.会員の故意または重大な過失に起因する損害
2.損害の発生が保障期間外の場合
3.会員の家族・同居人・弊社から送付したカードまたはチケットなどの受領の代理人による不正利用に起因する場合
4.会員が本条第4項(届出事項の変更)の義務を怠った場合
5.紛失・盗難または被害状況の届けが虚偽であった場合
6.カードショッピング、キャッシングリボおよび海外キャッシュサービス取引などのうち暗証番号の入力を伴う取引についての損害(ただし、弊社に登録されている暗証番号の管理について、会員に故意または過失がないと弊社が認めた場合はこの限りではございません。)
7.紛失・盗難の通知を弊社が受領した日の61日以前に生じた損害
8.戦争・地震などによる著しい秩序の混乱中に生じた紛失・盗難に起因する損害
9.その他本規約に違反する使用に起因する損害

また、状況調査の結果、会員ご本人や家族、同居人などによるご利用が判明した場合、当該請求については、ご本人にご請求させていただくものとなります。

なお、上記は三井住友VISAカード&三井住友マスターカード会員規約第14条(会員保障制度)に記載されております内容を簡略化したものになりますので、必ず会員規約を改めてご確認いただきますようお願いいたします。

引用元:三井住友VISAカード

上記以外にも、「裏面にサインがなければ補償不可」「車上盗難でETCカードを紛失した場合は補償不可」など、盗難紛失保険が適用されないケースがあります。

各カードごとに詳細はさまざまなので、法人カードを発行したら一通り確認しておきましょう。

法人カードは高額な限度額を持つケースも多いため、不正利用が発生した場合に補償を受けられるかどうかは非常に重要なポイントです。確実に補償を受けるためにも、補償の適用条件は各カードごとに把握しておくことが大切です。

法人契約のコーポレート系カードより、代表者名義で申し込める法人ビジネスカードの方がやや手厚い保護か?

法人カードはすべてのカードが同じ補償ではありません。

オリコビジネスカードGold(ゴールド)の場合、申込画面で「割賦販売法および消費者契約法の適用はありません」「提携先(加盟店)との間で紛議が生じた場合は、お客さまと提携先(加盟店)との間で解決していただくことになります」といった記述があります。

各カードによって状況ごとに対応が異なるため、「会員規約」を一読しておくことも大切ですね。

オリコビジネスカードGold(ゴールド)も盗難紛失保障は用意されています。「万一、紛失・盗難に遭われてカードの不正使用を被った場合、お届けいただいた60日前にさかのぼり、それ以降に不正使用された損害をオリコが負担いたします。」で補償を受けられるので、カードを紛失盗難したら最寄りの警察に届け出をしてオリコに連絡しましょう。

まとめ

法人カードは「社外=他人の不正利用」だけではなく、「社内=社員の悪用」の対策も考えなければなりません。

  1. 信頼できる役職者・経理のみに渡し良心の範囲で利用を任せる(明細などで利用目的がだいたいわかることは予め伝えておく)
  2. 領収書の提出を義務化する
  3. 直属への事前申告制を導入する
  4. 不正利用発覚に対する罰則規定を設置
  5. 限度額、毎月の利用明細を細かく管理し開示する

上記を参考に社内規定を作っておき、社員の不正利用を防ぐことに努めましょう。

また、社外における不正利用は「盗難紛失補償」が使えるため、しっかり補償を受けるためにも適用条件をあらかじめ確認しておくことが大切です。

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