交通費はSuicaのチャージ決済だけ記帳でOK?公私混合しがちなSuicaの勘定科目・仕訳方法と、おすすめ法人カードも紹介!法人向けビューカードは評価厳しめ…。

コラム

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    Suicaの仕訳はどうしたらいいの?:都度経費を仕訳するべきか、チャージ単位の仕訳でもいいか

    Suicaの仕訳は「チャージ分を記帳」+「Suicaの利用分を記帳」が基本です。

    しかし、Suicaは仕組み的にチャージした金額分しか使えないため、「チャージ分だけ記帳すればいいのでは?」という疑問が出てきますね。

    この方法は旅費交通費専用としてSuicaを使う場合には通用しますが、旅費交通費以外にもSuicaを使う場合には通常通り、使用した都度記帳の必要があります。

    履歴件数が多くなりがちで、私的利用が混在しがちなSuicaは、とくに気を付けて取り扱ってください。

    私的な支払いを経費計上するのはNG(コンビニなど)混在に注意

    まず、大前提として、経費は事業目的の金額しか計上できません。

    これはSuicaを含めたすべての電子マネーが同じだということを再認識しておきましょう。

    1枚のSuicaで公私混同の利用をすると、帳簿を付ける際にプライベート分も合わせて記帳しなければならず非常に手間がかかります。

    ついついプライベートの支払いもSuicaで決済したくなるところですが、余計にかかる手間を考えると、経費を支払うSuicaはビジネス専用にしておくほうが楽です。

    チャージだけを会計処理する方法を取ると、いざ税務調査となったときに説明がつかなくなる

    Suicaの帳簿を付けるときに「チャージ分のみ」を記帳すると、税務調査を受けたときに「何に使ったのか?」を説明できません。

    これを説明できないと「プライベートでも使っているのでは?」と疑われることもあります。

    Suicaを旅費交通費専用として使う場合はチャージの記帳だけでOKですが、チャージの領収書とあわせて「利用履歴」や「印字」を証拠として残しておく必要があります。

    【Suica利用履歴について】

    • 自動券売機、チャージ専用機、多機能券売機で確認できる
    • 履歴印字は直近100件まで

    表示できる履歴に限度があるため、小まめに証拠を保存していく作業が必須です。

    チャージだけを記帳する場合は簡単に経費を水増し請求できてしまいます。

    期首と期末でチャージ残高に誤差がないことを示すために、決算期に期末時点のSuica残高を帳簿に反映させる会計処理を行っておくこともポイントです。

    少しくらい混在してもバレないでしょ……という気持ちでSuicaを公私混同する方もいらっしゃるかと思いますが、税務調査を想定すると法人での支出と私的利用は明確に分けておきたいですね。

    【結論】交通費専用としてSuicaを利用する場合だけはチャージ単位の仕訳でOK!

    Suicaの帳簿を付ける際にチャージ分だけにしたい場合、以下の3点を抑えておきましょう。

    • 交通費以外の経費があると適切な会計処理ができない
    • 期首と期末に誤差がないように注意する
    • 履歴を残すこと

    交通費専用としてSuicaを使う場合だけチャージ単位の仕訳が認められているので、交通費以外にSuicaを使う場合は通常どおりに利用分も記帳しなければなりません。

    また、期首と期末のSuica残高の状況を示すためにそれぞれの時期にSuica残高を記帳しましょう。

    あとは、Suicaエリア内に設置されている自動券売機等で証拠をしっかり残すことが大事です。

    税理士によるコメント

    本文のとおり、Suicaのチャージ領収書のみを保管されてそれを基に経理処理される場合、証拠としては少々弱いです。
     
    Suica等の交通系ICカード残高は実質的に現金同等物であって、また、チャージという行為自体は財布からICカードに現金を移動させたにすぎないためです。
     
    さらに、交通費以外の名目で残高を利用していないこと、そして私的経費に利用していないことを証明する書類がない場合、経費として認めてもらえない可能性があります。

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    Suicaの仕訳(会計処理・勘定科目)

    通常、Suicaの仕訳は「チャージ分を記帳」+「Suicaの利用分を記帳」で行います。

    1. Suicaへチャージしたときの仕訳
    2. Suicaを使ったときの仕訳

    まず、Suicaへチャージした金額を記帳して、あとはSuicaの利用毎にチャージ額を取り崩す形で処理するだけです。

    仕訳自体は簡単ですが、Suicaの利用回数が多くなるほど仕訳作業も多くなるのが難点です。

    Suicaチャージを記帳するときの勘定科目は「貯蔵品」「仮払金」を使います。

    Suicaにチャージしたとき

    借方金額貸方金額
    貯蔵品10,000円現金10,000円

    Suicaへチャージしたときは、借方の勘定科目を「貯蔵品」か「仮払金」として、貸方の勘定科目を「現金」で記入します。

    Suicaで交通機関を利用したとき

    借方金額貸方金額
    旅費交通費1,000円貯蔵品1,000円

    チャージしたSuicaを利用したときは、利用ごとに借方の勘定科目が変わるだけで、貸方は「貯蔵品」か「仮払金」となります。

    交通費にSuicaを使った場合なら、借方の勘定科目は「旅費交通費」です。

    Suicaで物品購入したとき

    借方金額貸方金額
    消耗品費1,000円貯蔵品1,000円

    Suicaは交通機関以外でも利用できますが、その場合も書き方は同じで借方の勘定科目が変わるだけです。

    会社で使うペンやインクなどを購入した場合なら、借方の勘定科目を「消耗品費」にします。

    Suicaを交通費専用として使う場合の仕訳(会計処理・勘定科目)

    Suicaを交通費専用として使う場合はチャージ単位の仕訳が認められており、この場合は「チャージ分を記帳」+「期首期末のチャージ残高を記帳」で行います。

    1. Suicaへチャージしたときの仕訳
    2. 期末のSuicaの貯蔵品(仮払金)の仕訳
    3. 期首のSuicaの貯蔵品(仮払金)の仕訳

    通常のSuicaの仕訳と違うのは、Suicaの利用分を記帳しなくていい点です。

    ただし、旅費交通費専用としてSuicaを使っていることを証明するためにも、Suicaの利用履歴はすべて保存しておかなければなりません。

    また、期首と期末のSuicaのチャージ残高を記帳しておくことも忘れないようにしましょう。

    Suicaにチャージしたとき

    借方金額貸方金額
    旅費交通費10,000円現金10,000円

    Suicaにチャージしたときは、借方の勘定科目を「旅費交通費」として、貸方を「現金」にします。

    通常はチャージを「貯蔵品」や「仮払金」としてそれを崩す形の記帳を行うのに対して、こちらはSuicaそのものを「旅費交通費」として処理する方法です。

    Suicaを使ったとき

    Suicaを使ったときは記帳しなくてOKです。

    ただし、利用履歴はしっかり保管しておきましょう。

    期末(決算)にチャージ残高を記帳する

    借方金額貸方金額
    貯蔵品8,000円旅費交通費8,000円

    期末の決算期は、借方の勘定科目を「貯蔵品」として、貸方を「旅費交通費」で仕訳します。

    たとえば、期首に10,000円をチャージして年間に2,000円分だけ交通費を使った場合、残高は8,000円です。

     その8,000円を決算期に記帳するだけです。

    期首にチャージ残高を記帳する

    借方金額貸方金額
    旅費交通費8,000円貯蔵品8,000円

    期首は期末とズレがないので、期末の金額を書けばOKです。

    借方の勘定科目を「旅費交通費」として、貸方を「貯蔵品」にします。

    また、年度はじめにSuicaへチャージするなら、それは期末の記帳とは別として仕訳しておきましょう。

    Suicaをチャージ単位で仕訳するなら、交通費用以外のキャッシュレス手段が必要

    Suicaのチャージ単位の仕訳は、あくまでもSuicaを旅費交通費専用として使うことが前提です。

    旅費交通費以外の経費でSuicaを使えないことから、別のキャッシュレス手段を用意しなければなりません。

    Suicaを2枚持ちすると、結局は仕訳が面倒

    Suicaを「旅費交通費専用」「その他専用」の2枚持ちするのは、結局のところ「その他専用」の仕訳がチャージ単位の仕訳不可となるので、今までと会計処理の労力は変わりません。

    Suicaの仕訳をチャージ単位で行いたいなら、交通費以外の経費は「チャージやデポジットがない手段」を選ぶほうがいいでしょう。

    そうしなければ、Suicaの会計処理の負担を軽減した意味がなくなってしまいます。

    キャッシュレスの利用頻度にもよりますが、基本的には経費はカード払い(チャージやデポジットがない手段)にした方が、会計作業の負担を軽減できます。

    法人設立初年度でも申込OK!ハードルが低くコスパのいいお得な法人カードを持ちましょう

    JR系の交通費はSuicaで支払い、その他の支払いはなるべく法人カードを使うのがおすすめです。

    チャージやデポジットがあるカードは、仕訳の際に「チャージ」や「デポジット」の内容を記帳しなければなりません。

    その点、法人カードは利用明細から経費を仕訳するだけなので簡単です。

    以下の記事では、法人カードの仕訳(会計処理)をまとめているので、合わせて参考にしてみてくださいね。

    税務調査が来ても大丈夫?便利な法人カード、領収書(明細)、経費、勘定科目など準備OK?
    【税理士監修】税務調査は突然やってくる。「法人カードで個人用途の決済NG」「個人カードの建て替え処理」レシート・領収書の扱いなど、税務調査が来ても大丈夫な運用方法を徹底解説!

    年会費が安く、コスパのいい法人カードの例

    年会費2,000円前後までの格安法人カードとしては、下記のようなカードも比較候補に上がってきます。

    ※表はスライドできます。
    券種名
    年会費
    還元率
    国際
    ブランド
    追加
    カード
    ETC
    カード
    編集部
    レビュー
    カードの
    メリット
    • 1,100円(税込)
    • 基本:0.5%
    • 上限:2.0%
    • AMEX
    • 発行可能枚数:4
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    ・限度額の設定が柔軟
    ・リボ、キャッシングが利用可能
    • 2,200円(税込)
    • 基本:0.60%
    • 上限:1.10%
    • Mastercard
    • 発行可能枚数:3
    • 発行可能枚数:無制限(枚数に関する記載なし)
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    ・バランスがよく持ちやすい
    ・還元率が高い、上がりやすい
    ・国内空港ラウンジが利用可能
    ・フリーランスに嬉しい、独自の特典が多数
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    • 2,200円(税込)
    • 基本:0.60%
    • 上限:1.20%
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    • 発行可能枚数:3
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    ・国内空港ラウンジが利用可能
    ・リボ払いが利用可能
    • 1,375円(税込)
    • 基本:0.50%
    • 上限:0.55%
    • VISA、Master
    • 発行可能枚数:無制限 ※枚数に関する記載なし
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    ・追加カードが無制限で発行可能
    • 0円(税込)
    • 基本:1.00%
    • 上限:1.00%
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    ▼各券種のレビュー記事もありますので、参考になれば幸いです。

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    【コラム】JR公式の法人カード「ビュー法人カード」はおすすめできない…

    個人向けカードでは、JR東日本系カードのJREカードビックカメラSuicaカードなどは、交通系カードとして知名度も高く、実力も評価されています。

    しかし、法人向けカードは「なぜこんなサービス設計になったのか!?」というくらい物足りないカードに仕上がっています。

    ※読者の方に損をしてほしくないので、辛口コメントですみませんm(_ _)m

    まず、法人カードの中では審査ハードルが高く必要書類が多いです。

    作成のための高いハードルを越えても得られるメリットが少ないのも残念な点です。

    ビュー法人カード
    ビュー法人カード
    申込・審査・発行
    申込対象
    (審査対象)
    法人代表者
    個人事業主-
    法人そのもの
    申込資格・法人登記をしていること(個人事業主の方からのお申込みは承れません) ・原則として3年以上の業歴をお待ちで経営が順調であること
    発行スピード-
    年会費初年度524円(税込)
    2年目以降524円(税込)

    ■年会費優遇条件
    -

    ポイント・還元率基本0.0%
    上限0.0%

    ■基本・上限の根拠
    ポイント付与なし

    主要交換先の
    ポイント交換レート
    JALマイル-
    ANAマイル-
    Amazon-
    キャッシュバック or 請求充当-
    追加カード・ETCカード
    追加カード
    発行可能枚数無制限 ※枚数に関する記載なし
    発行費用/枚0円
    年会費/枚0円
    ETCカード
    発行可能枚数無制限 ※枚数に関する記載なし
    発行費用/枚0円
    年会費/枚524円
    付帯保険
    海外旅行保険
    付帯条件自動付帯
    死亡・後遺障害(*以下、最大補償額)500万円
    傷害治療費用50万円
    疾病治療費用50万円
    賠償責任-
    携行品損害-
    救援者費用-
    乗継遅延費用保険金(客室料・食事代)-
    出航遅延費用等保険金(食事代)-
    寄託手荷物遅延費用保険金(衣料購入費等)-
    寄託手荷物紛失費用保険金(衣料購入費等)-
    家族特約×

    ■その他・備考
    -

    国内旅行保険
    付帯条件利用付帯
    死亡・後遺障害(*以下、最大補償額)最高1,000万円
    入院日額3,000円
    手術費用入院保険金日額の10倍または5倍
    通院日額2,000円
    乗継遅延費用保険金(客室料・食事代)-
    出航遅延費用等保険金(食事代)-
    寄託手荷物遅延費用保険金(衣料購入費等)-
    寄託手荷物紛失費用保険金(衣料購入費等)-
    家族特約×

    ■その他・備考
    -

    ショッピング保険×
    その他保険-
    国際ブランドVISA
    支払いサイクル締め日毎月10日
    支払い日翌月5日 ※毎月20日に一括振り込みも可能
    入会特典

    -

    その他のキャンペーン情報

    -

    編集部レビュー

    Suicaに入金チャージができる、JR東日本グループ公式の法人カード。しかしながらビュー法人カード自体にSuica機能が付帯するわけではなく、ポイント還元のサービスも無し。ネット経由での申込方法は存在せず、法人カードの中でも審査申し込みハードルが高い(条件・必要書類ともに)のが現状です。

    モバイルSuicaを開設し、他の法人カードからチャージする方がよっぽど便利でお得です。

    カードのメリット(強み)
    ・全国のJRホテルグループや東急ホテルズで宿泊基本料金が最大20%割引

    カードのデメリット(弱み)
    ・ポイント還元サービス無し
    ・ビュー法人カードにSuica機能は付帯しない
    ・個人事業主申込不可
    ・法人そのものも審査対象になるため、必要書類や申込ハードルが厳しい

    結論としては、Suicaチャージのためにビュー法人カードを手にするのは微妙です。スマートフォンでApplePayまたGooglePay上にモバイルSuicaを発行し、メインで使っている法人カードからチャージする形で使っていくのが便利かつ、最終的にお得になるはずです。 ※筆者は経費の公私混同を避けるため、法人用のスマートフォンに登録しているモバイルSuicaでは事業用の交通費のみ決済し、コンビニなど店頭での購入の電子マネーとしては一切使わないようにしています。

    まとめ

    Suicaは交通費専用として利用する場合に限り、チャージ単位の仕訳がOKです。

    • 交通費以外の経費があると適切な会計処理ができない
    • 期首と期末に誤差がないように注意する
    • 履歴を残すこと

    ただし、上記3点はしっかり守る必要があり、とくにSuicaの利用履歴は税務調査を想定してしっかり保管しておくことが大切です。

    記事の監修を担当した税理士

     

    会計事務所タクシス

    東京都内を中心に、「クラウド会計に強い税理士」として活動中。税務顧問だけでなく、事業所に合わせた管理会計の整備や創業融資の資金調達支援も行う。

    コラム

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    三井住友VISAビジネスカード for ownersは3種類あり、ランクによって年会費やスペックが異なります。

    ビジネスサポートサービスの特典は共通しているため、安い法人カードを求める方は「クラシック(一般)」がおすすめです。

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