【交通費の税務処理】Suicaのチャージ決済だけ記帳すればOK?私的な利用が混在しがちなSuicaの仕訳について

法人*税務・経理

履歴件数が多くなりがち、私的利用が混在しがちなSuicaは都度経費を仕訳するべきか、チャージ単位の仕訳でもいいのか

Suicaの仕訳は「チャージ分を記帳」+「Suicaの利用分を記帳」が基本です。 しかし、Suicaは仕組み的にチャージした金額分しか使えないため、「チャージ分だけ記帳すれば良いのでは?」という疑問が湧きますね。 この方法は旅費交通費専用としてSuicaを使う場合には通用しますが旅費交通費以外にもSuicaを使う場合には通常通り、使用した都度記帳の必要があります。

私的な支払いを経費計上するのはNG(コンビニなど)混在に注意

まず、基本的な部分として、経費は事業目的の金額しか計上できず、これはSuicaを含めてすべての電子マネーが同じという点を再認識しておきましょう。 ついついプライベートの支払いもSuicaで決済したくなるところですが、もし1枚のSuicaで公私混同するなら帳簿を付ける際にプライベートで使った分も合わせて記帳しなければならないので余計に手間がかかります。 その手間を考えると、経費を支払うSuicaはビジネス専用にしておくほうが楽です。

チャージだけを会計処理する方法を取ると、いざ税務調査となったときに説明がつかなくなる

Suicaの帳簿を付けるときに「チャージ分のみ」を記帳すると、税務調査を受けたときに「何に使ったのか?」を説明できません。 これを説明できないことから「プライベートでも使っているのでは?」と疑われることもあります。 Suicaを旅費交通費専用として使う場合はチャージの記帳だけでOKですが、チャージの領収書とあわせて「利用履歴」や「印字」を証拠として残しておく必要があります。 利用履歴はSuicaエリア内に設置されている「自動券売機」・「チャージ専用機」・「多機能券売機」で確認できるものの、「履歴表示は直近20件」・「履歴印字は直近100件」となっているため、小まめに証拠を保存していく作業が必須です。 また、チャージだけを記帳する場合は簡単に経費を水増し請求できてしまうので、期首と期末でチャージ残高に誤差がないことを示すために決算期に期末時点のSuica残高を帳簿に反映させる会計処理を行っておくこともポイントです。

ちょっとくらい混在してもバレないでしょ・・・という気持ちでSuicaを公私混同する方もおられると思いますが、税務調査を想定すると法人での支出と私的利用は明確に分けておきたいですね。

結論、交通費専用としてSuicaを利用する場合だけはチャージ単位の仕訳でOK!

Suicaの帳簿を付ける際にチャージ分だけにしたい場合、以下の3点を抑えておきましょう。

  • 交通費以外の経費があると適切な会計処理ができない
  • 期首と期末に誤差がないように注意する
  • 履歴を残すこと

交通費専用としてSuicaを使う場合だけチャージ単位の仕訳が認められているので交通費以外にSuicaを使う場合は通常どおりに利用分も記帳しなければなりません。 また、期首と期末のSuica残高の状況を示すためにそれぞれの時期にSuica残高を記帳しましょう。 あとは、Suicaエリア内に設置されている自動券売機等で証拠をしっかり残すことです。

税理士によるコメント

  本文のとおり、Suicaのチャージ領収書のみを保管されてそれを基に経理処理される場合、証拠としては少々弱いです。   Suica等の交通系ICカード残高は実質的に現金同等物であって、また、チャージという行為自体は財布からICカードに現金を移動させたにすぎないためです。   さらに、交通費以外の名目で残高を利用していないこと、そして私的経費に利用していないことを証明する書類がない場合、経費として認めてもらえない可能性があります。  

会計事務所タクシス

東京都内を中心に、「クラウド会計に強い税理士」として活動中。税務顧問だけでなく、事業所に合わせた管理会計の整備や創業融資の資金調達支援も行う。

Suicaの仕訳(会計処理)

通常、Suicaの仕訳は「チャージ分を記帳」+「Suicaの利用分を記帳」で行います。

  1. Suicaへチャージしたときの仕訳
  2. Suicaを使ったときの仕訳

まず、Suicaへチャージした金額を記帳してあとはSuicaの利用毎にチャージ額を取り崩す形で処理するだけです。 仕訳自体は簡単ですが、Suicaの利用回数が多くなるほど仕訳作業も多くなるのが難点です。 Suicaチャージを記帳するときの勘定科目は「貯蔵品」「仮払金」を使います。

Suicaにチャージしたとき

借方金額貸方金額
貯蔵品10,000円現金10,000円
Suicaへチャージしたときは、借方の勘定科目を「貯蔵品」か「仮払金」として、貸方の勘定科目を「現金」で記入します。

Suicaで交通機関を利用したとき

借方金額貸方金額
旅費交通費1,000円貯蔵品1,000円
チャージしたSuicaを利用したときは、利用ごとに借方の勘定科目が変わるだけで貸方は「貯蔵品」か「仮払金」となります。 交通費にSuicaを使った場合なら、借方の勘定科目は「旅費交通費」です。

Suicaで物品購入したとき

借方金額貸方金額
消耗品費1,000円貯蔵品1,000円
Suicaは交通機関以外でも利用できますが、その場合も書き方は同じで借方の勘定科目が変わるだけです。 会社で使うペンやインクなどを購入した場合なら、借方の勘定科目を「消耗品費」にします。

Suicaを交通費専用として使う場合の仕訳(会計処理)

Suicaを交通費専用として使う場合はチャージ単位の仕訳が認められており、この場合は「チャージ分を記帳」+「期首期末のチャージ残高を記帳」で行います。

  1. Suicaへチャージしたときの仕訳
  2. 期末のSuicaの貯蔵品(仮払金)の仕訳
  3. 期首のSuicaの貯蔵品(仮払金)の仕訳

通常のSuicaの仕訳と違うのは、Suicaの利用分を記帳しなくていい点です。 ただし、旅費交通費専用としてSuicaを使っていることを証明するためにも、Suicaの利用履歴はすべて保存しておかなければなりません。 また、期首と期末のSuicaのチャージ残高を記帳しておくことも忘れないようにしましょう。

Suicaにチャージしたとき

借方金額貸方金額
旅費交通費10,000円現金10,000円
Suicaにチャージしたときは、借方の勘定科目を「旅費交通費」として、貸方を「現金」にします。 通常はチャージを「貯蔵品」や「仮払金」としてそれを崩す形の記帳を行うのに対してこちらはSuicaそのものを「旅費交通費」として処理する方法です。

Suicaを使ったとき

Suicaを使ったときは記帳しなくてOKです。 ただし、利用履歴はしっかり保管しておきましょう。

期末(決算)にチャージ残高を記帳する

借方金額貸方金額
貯蔵品8,000円旅費交通費8,000円
期末の決算期は、借方の勘定科目を「貯蔵品」として、貸方を「旅費交通費」で仕訳します。 たとえば、期首に10,000円をチャージして年間に2,000円分だけ交通費を使った場合、残高は8,000円です。 その8,000円を決算期に記帳するだけです。

期首にチャージ残高を記帳する

借方金額貸方金額
旅費交通費8,000円貯蔵品8,000円
期首は期末とズレがないので、期末の金額を書けばOKです。 借方の勘定科目を「旅費交通費」として、貸方を「貯蔵品」にします。 また、年度はじめにSuicaへチャージするなら、それは期末の記帳とは別として仕訳しておきましょう。

Suicaをチャージ単位で仕訳するなら、交通費以外の決済のためにキャッシュレス手段が必要

Suicaのチャージ単位の仕訳は、あくまでもSuicaを旅費交通費専用として使うことが前提です。 旅費交通費以外の経費でSuicaを使えないことから、別のキャッシュレス手段を用意しなければなりません。

Suicaを2枚持ちすると、結局は仕訳が面倒

Suicaを「旅費交通費専用」「その他専用」の2枚持ちするのは、結局のところ「その他専用」の仕訳がチャージ単位の仕訳不可となるので、今までと会計処理の労力は変わりません。 Suicaの仕訳をチャージ単位で行いたいなら、交通費以外の経費は「チャージやデポジットがない手段」を選ぶほうがいいでしょう。 そうしなければ、Suicaの会計処理の負担を軽減した意味がなくなってしまいます。 もちろん、年間のキャッシュレス利用頻度にもよりますが、基本的に経費はカードで支払うというスタンスの場合はチャージやデポジットがない手段を選ぶほうが会計作業の負担を軽減して本業に専念しやすいです。

法人設立初年度でも申込OK!ハードルが低くコスパの良いお得な法人カード

交通費はSuicaで支払い、その他の支払いは法人カードを使うのがおすすめです。 チャージやデポジットがあるカードは、仕訳の際に「チャージ」や「デポジット」の内容を記帳しなければなりません。 その点、法人カードは利用明細から経費を仕訳するだけなので簡単です。 以下の記事では、法人カードの仕訳(会計処理)をまとめているので、合わせて参考にしてみてくださいね。 https://xn--lckzad9dr8a1w931s1v2c.com/5387

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード

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三井住友VISAビジネスfor owners(クラシック)

三井住友VISAビジネスfor owners(クラシック)は、信頼と実績の三井住友VISAカードの法人カードです。 こちらは一般カードで年会費が安いため、コストを抑えて法人カードを持ちたい方に最適です。 優待特典に「財務会計システムデータ連携サービス」が付いており、勘定奉行という会計ソフトと三井住友VISAビジネスfor owners(クラシック)の利用明細を連動させることができます。 https://xn--lckzad9dr8a1w931s1v2c.com/2531

まとめ

Suicaは交通費専用として利用する場合に限り、チャージ単位の仕訳がOKです。

  • 交通費以外の経費があると適切な会計処理ができない
  • 期首と期末に誤差がないように注意する
  • 履歴を残すこと

ただし、上記3点はしっかり守る必要があり、とくにSuicaの利用履歴は税務調査を想定してしっかり保管しておくことが大切です。

記事の監修を担当した税理士

 

会計事務所タクシス

東京都内を中心に、「クラウド会計に強い税理士」として活動中。税務顧問だけでなく、事業所に合わせた管理会計の整備や創業融資の資金調達支援も行う。

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