法人カードの勘定項目の記載方法や個人用カードとの違いとは?

法人カードの勘定項目の記載方法や個人用カードとの違いとは?

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2018.07.21

法人カードで経費を支払った場合の勘定項目

未払金として計上する

経理上の未払金とは1年以内に支払いが発生する予定のある債務に対して計上するものです。例えば有価証券や固定資産、電気・ガス・水道などの未払い金などが挙げられます。そして今回例に挙げるクレジットカードの支払い代金も未払金となります。

分かりやすく例を挙げると、当月の5日に法人カードで備品を購入した場合、商品は5日以降であれば手元に存在しますが支払いは翌月もしくは翌々月となるケースがほとんどです。これはまさに購入した商品に対する債務が残っている状態のため、計上項目としては未払金となるということです。

交際費や会社の備品、交通費などを法人カードで支払った場合、未払金として計上するのが一般的です。法人カードでの支払いは現金での支払いに比べて管理がしやすく、会社全体の経費を把握するうえでは最も有効な手段といえます。

法人カードの明細で管理を簡素化

法人カードを使用して経費や備品などを購入した際、カード会社が発行している明細を上手に使うことで経費処理の管理が大幅に楽になります。ほとんどのカード会社ではクレジットカードの利用明細をインターネット上でダウンロードできるサービスを展開しており、CSV形式で毎月の利用明細を確認することができます。

経費処理といえば手書きで帳簿と領収証を管理するといったイメージを持つ人も多いと思いますが、最近では実際にそのような経費処理をしているケースは以前ほど多くはありません。CSVでの管理によって、人の目によるチェック漏れと手書きの記載ミスといったエラーの軽減にもつながり、より正確で無駄のない経費処理が実現できているのです。

法人カードは用途別に複数用意することも効果的

毎月の経費の処理が多ければ多いほど、使用する用途ごとに法人カードを用意しておくことがおすすめです。例えば、交通費や出張費専門の法人カード、交際費専門の法人カード、そしてその他経費に使用する法人カードといったように使い分けることで、実際に経費を計上する際に大幅な負担軽減となります。

未払金として計上しない方法もある

法人カードの引き落とし日に内訳を記載する

法人カードを利用した場合の勘定項目としては未払金として計上するのが基本であると先ほど説明してきましたが、実は経理のプロの中には未払金として計上しない方法で処理する人も少なくありません。未払金として勘定項目へ計上した場合、実際に法人カードの利用料金が口座から引き落としされた日に勘定項目へ追記しなければなりません。

いわば未払金と預金口座からの引き落としを二重で記載しなければならず、事務処理としては二度手間になってしまいます。そこで有効な方法なのが、実際に法人カードの利用料金が引き落としされた日に費用の内訳を全て記載するという方法です。勘定項目の記載方法としては、借方に法人カードの総支払額を記載し、貸方にはその内訳を記載するというものです。

これによって未払金として計上する方法に比べて大幅に処理が簡略化されることになります。もちろん、未払金として計上する方法でも問題ありませんが、例えば未払金の内訳は記載していたにも関わらず、口座の引き落とし日に貸方の勘定項目へ記載が漏れてしまっていたという人為的ミスのリスクを軽減することにも繋がります。

税務調査も安心

このように、勘定項目へ未払金として記載しない方法も経費の管理方法としては有効です。実際にこのような方法は多くの税理士の間でも利用されているものであり、万が一仮に税務調査が入ったとしても問題ありません。

個人用カードと法人カードでの処理の違い

個人用カードでは立替払として計上する

会社の経費支払いは法人カードの利用が最もおすすめですが、場合によっては個人用のクレジットカードを使用せざるを得ない場面も出てきます。例えば出張の帰りの時間帯が見えない場合、とりあえず行きの分のチケットのみを法人カードで購入し、帰りは個人用カードで立替払いをするといったケースが考えられます。

この場合、個人用カードで支払った交通費は当然のことながら法人カードのような未払金として計上することはできません。個人用カードでの支払いは立替金として勘定項目を計上する必要があります。

経費処理の方法としては未払金と同じ考え方ですが、実際に経費を立て替えた日に立替金として計上し、その後実際に立て替えた人へ支払った日に口座引き落としの計上をします。未払金という名称が立替金に変わったと考えていただければ分かりやすいのではないでしょうか。

個人事業主の場合も法人カードの利用がおすすめ

フリーランスや個人事業主など、他に従業員がおらず、自分一人で事業を行っている場合は法人カードを持つ必要があるのでしょうか。結論から言えば、個人用カードでも利用することは可能ですが、経費の処理方法を考えると法人カードのほうが手間が少ないといえます。

個人用カードで経費等を決済した場合、カードは個人名義であるため帳簿へ勘定項目として記載する際には必ず立替金として記載しなければなりません。一方、法人カードであればカードの使用料が引き落としされた日に内訳を記載するだけで完結するため、帳簿上の管理としては法人カードのほうが使い勝手は良いといえるのです。

内訳を間違わないためにもカードを使い分けることがおすすめ

個人用カードを会社の経費精算に使用しない方が良い理由はもう一つあります。それは用途別に管理することで内訳の管理が簡素化できるという点です。個人用カードで経費を支払っている場合、プライベートの用途と経費として使用した内訳が混在してしまい、明細のCSVデータだけで管理するのは非常に困難です。

クレジットカードで経費精算をするメリットは経費管理の簡素化である以上、個人用カードの使用は処理が煩雑になってしまい、逆効果になる可能性が高いのです。

法人カードと個人用カードは何が違う?

法人カードのほうが限度額が大きい

法人カードと個人用カードは具体的にどのような違いがあるのでしょうか。一般的に個人用カードよりも法人カードのほうが利用限度額が大きいという特徴があります。プライベートの用途ではなく事業で使用することが前提であるため、当然のことながら限度額は大きく設定することが可能です。

ただし、個人用カードと同様に会社の規模や売り上げなどの条件によって限度額は変わり、同時にカードの発行にあたっては審査もあります。ちなみに審査にあたっては経営者個人も審査対象となるケースが一般的です。

法人カードは基本的に1回払いのみ

法人カードの場合は基本的に個人用カードのようなリボ払いや分割払いは選択できません。1回払いのみが基本であり、使用した日の翌月または翌々月に指定の口座から引き落としとなります。指定口座は法人名義の口座もしくは法人の代表者の口座いずれかを選択することができます。

また、法人カードはキャッシングの枠も存在しません。あくまでも法人カードは商品やサービス料金を支払う際に使用されるものであり、融資を目的としたものではないためです。

法人カードの審査は厳しい

法人カードを作る場合、実は非常に厳しい条件があります。法人カードを申し込んだ企業は全て審査に通るものではなく、決して低いとはいえないハードルが存在しているのです。まず、会社設立から3年以上が経過していることが一つの条件とされています。さらに経営状態が黒字であること。

これらは企業の安定性を評価しているものですが、設立間もないベンチャー企業や中小企業の中には審査に通らないケースも決して少なくありません。それほど法人カードを持つということは企業にとっても一つのステータスであるといえるのではないでしょうか。

起業家やフリーランスには個人用カードがおすすめ

法人カードに比べて経費処理は多少煩雑になりますが、個人用カードを持つという選択肢も考えてみましょう。特に楽天ゴールドカードやMUFGカード、docomoが提供しているdカードGOLDなどは豊富な特典や充実したポイント制度によって用途が広がります。クレジットカードを上手に活用することによってポイントが貯まり、魅力的な特典を受けることができます。

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