法人カードの裏面の署名や利用時のサインは誰の名前を書くの?

法人カードの裏面の署名や利用時のサインは誰の名前を書くの?

41view

2018.07.25

自分のカード?会社のカード?わかりにくい法人カードの名義

法人カードは、社内の業務改善に様々な場面で貢献してくれます。社員は仮払い申請や立て替え払いの手間が減り、経理は現金の取り扱いが減り、精算業務が簡素化されます。更に多くの支払い先がカード会社に一本化にされることでも、業務効率が改善されます。このように、法人カードには様々なメリットがあります。

既に導入済みの企業では、そのメリットを感じていると思いますが、これから検討を始めるという企業や個人事業主も少なくないでしょう。そして、その中には、法人カードに対する様々な疑問点もあると思います。導入したけど、自社の業務フローには合わなかった、使えないことはないけど不便な点がある、といったことがあれば困ります。

そのようなことがないように、気になることはできるだけ事前に知っておきたいと考えるのも、無理のないことです。実際に法人カード利用時に、戸惑いがちな点の1つが「このカードは会社名義なのか、自分名義なのか」という点です。クレジットカードには、名前が刻印されています。自身のクレジットカードであれば、当然自分の名前が刻印されていますが、法人カードでは会社名が刻印されているのでしょうか?

名前の刻印には、2つのパターンがあります。法人カードを持たされた社員の氏名、つまり自身の氏名だけが刻印されているケースと、自身の氏名と会社名が併記されている場合です。自分の氏名だけの場合、一見法人カードなのか個人カードなのか区別できません。そして、カードの名義人はクレジットカードに刻印されている氏名が名義人になります。

クレジットカードの使用は、名義人以外には許可されていません。なので、法人カードだからといって、社内で貸借りするといった使い方はNGです。あくまでも、通常の個人カード同様、氏名が刻印された人物が名義人で利用可能者です。

法人カード利用時の署名はどうなる?

クレジットカードの裏面には、あらかじめ使用者のサイン(署名)を記入する欄があります。自分のカードでも面倒がって、未記入のまま使用している方がいらっしゃいます。これはカード利用者が、確かに本人であることを証明するために必要な署名です。カードでの精算時に、店舗で取引明細に署名を求められることがあります。

これは、裏面の署名と明細の署名が一致しているかどうかをチェックし、本人であることを確認しているのです。このことは、盗難時の不正使用の防止にも役立つので、裏面の署名欄は必ず記入しておきましょう。ところで、法人カードの場合は会社名を書くのでしょうか、それとも自分の氏名でしょうか。これは、前項で刻印された氏名の方が名義人で、その人以外の使用はNGであることからも、正解は明らかです。

名義人である自身の氏名を裏面にも署名することになります。署名を面倒がったり、誰の名前を書いたものかと空欄のままにして使用しておくと、前述のように盗難時に悪用される恐れが高くなります。裏面の署名は、必ずやっておかねばならない義務です。これを怠っていた場合は、最悪盗難時利用の保証や免責が受けられない場合もあります。

特に個人カードと異なり、法人カードは限度額が高いことも多く、不正利用された場合は会社に大きな損失を与えることになります。個人カードなら損額を諦めればいいだけですが、法人カードだと社内の罰則規定に従ってペナルティが課される可能性もあります。

便利な法人カードですが、利用者の1人として名義人になるからには、カード会社の規定に従った使い方を遵守する必要があります。なお、裏面の署名欄に法人カードだからとうっかり、社長の氏名を書いてしまったなどのミスをした場合は、再発行の手続きが必要です。

家族カードと似ている法人カード

法人カードの名義人、署名について解説してきました。馴染みの少ない法人カードですが、よく仕組みを理解してくると私たちのよく知る家族カードに似ていることがわかります。枚数や金額の規模などは大きく異なりますが、基本的な仕組みにおいては法人カードは、家族カードとよく似た仕組みなのです。

個人のクレジットカードは、家族の誰かが個人カードを作った場合、追加で家族カードを発行することができます。家族カードの名義人は、家族の氏名となり、見ただけでは本会員のカードと区別はつきません。それぞれのカードを独立したクレジットカードとして使用できますが、請求はまとめて、本会員の口座から引き落とされます。

その際には利用明細書も届けられますが、家族カードの利用分は区別がつくようになっています。法人カードの仕組みもほとんど同様です。本会員は、法人としての会社で名義人は代表取締役社長の氏名が記載されます。社員が持つことになる法人カードは、家族カードのような位置づけで法人カードの場合は追加カードと呼ばれます。

それぞれにカードに利用者の氏名が刻印されますが、これは家族カードに家族の氏名が刻印されるのと同じことです。利用方法も家族カードと変わることはありません。請求はまとまって、会社の経理へ送られ、会社の法人口座からの引き落としとなります。合わせてどの追加カードが、いつどこで利用されたかという利用情報も経理に送られます。

経理はこの追加カードの個別使用情報を元にして、部門毎や勘定科目ごとの利用状況の、振り分けやチェックができるというわけです。法人カードを持つ機会があった場合は、会社という組織を1つの大家族と考え、家族カードを預かったと理解すればわかりやすくなるかもしれません。

名義、署名以外の法人カード利用時の注意点

法人カードの名義人は、刻印された氏名の社員、裏面の署名や利用時の署名も、その社員の氏名となることは既にご理解いただけていると思います。最後に、それら以外に法人カード利用時の注意点をいくつか紹介しておきましょう。

店頭で買い物をする場合、法人カードを持っていないときは個人で立替え払いをし、会社名で領収証をもらう必要がありました。帰社後に、領収証を経理へ渡すことで、立替え払いの精算を行うためです。法人カードで買い物を行うと、この立替え払いが不要になります。では、領収証も不要かというとそれは別物です。やはり領収証はもらっておかねばなりません。

当然、その時の名義は会社名です。支払いの法人カードが個人名義でも、領収証は変わらず会社名なのでごちゃごちゃにならないようにしましょう。領収証は、立替え払いの引換券代わりでなく、税務調査などでも必要になることがあります。所有カードが増えると、その管理も面倒です。個人カードの法人カードの誤使用にはくれぐれも注意が必要です。

法人カードで支払うべきところを、個人カードで支払った場合は、後日従来のような精算処理をすることになります。できるだけ速やかに精算を行うようにしましょう。気づかないままだと、損したままです。更に、精算を遅れて月度をまたぐと経理に迷惑をかけることになります。また、その逆はもっと注意が必要です。

個人の買い物に法人カードを使い、忘れてそのままにしておくと会社の費用で個人の買い物が精算されてしまいます。この場合、業務上横領などの不正使用に問われるケースもあり、うっかりですまないこともありえます。間違えた場合は、速やかに報告し、精算を行いましょう。法人カードは会社の管理業務、経理業務に非常に役立つ便利なものです。

ただし、その運用には追加カードの運用がきちんとできていないと不要な混乱を招くこともあります。法人カード導入時には、社内でルールの共有をしっかりすることが大切です。また追加カードを利用する立場になった場合は、不明点があれば上司や経理担当に確認するなど、ミスのない利用を心がけましょう。

このコラムが気に入ったら
ぜひ「いいね!」をお願いします♪

みんなに役立つ情報をお届けします。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

あわせて読みたい関連コラム

掲載中のコラムを見る