法人カードの不正利用!不正利用を無くすための方法とは

法人カードの不正利用!不正利用を無くすための方法とは

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2018.07.25

法人カードでの不正利用

不正利用の実態は?

不正利用というとカードをスキミングされてしまい、全くの他人が知らないうちに高額なものを購入してしまう被害を思い起こすでしょう。法人カードであっても、その可能性はあります。法人カードでの不正利用はそれだけではありません。

法人カードを持っている社員が業務以外での利用、つまりプライベートの支払いに法人カードを利用しているケースもあるのです。カードの利用明細があるのに把握できないのか?と言われれば、明細には日付と場所しか載っていません。特にガソリン代や飲食代はプライベートなのかどうかははっきりと判らないのです。

実は横領罪!

社員が法人カードを不正に利用した場合、業務上横領罪が適用されるのです。当然、経営者がその社員を訴えれば刑事罰を受けることになります。少額でも会社のお金を個人的に使ってしまったことになり、返せば済むと言う問題ではなくなってしまいます。

業務上横領に問われた場合、執行猶予が付かなければ刑務所に入らなければなりません。懲役刑が課せられるからです。それくらい重罪になりうることを知らないまま、安易に使ってしまっている社員もいるかもしれません。

法人カードの社員利用

法人カードの親カードは経営者が持ちますが、取締役などの幹部クラスにも追加でカードを発行しているケースも多いです。経理部長などの経理部門にも法人カードを持たせていることもあり得ます。ETCカードやガソリンのカードなどは、一般従業員も利用できるようにしている場合も多いです。

経理上、法人カードの利用はとても便利ですし、社員が立て替え払いをすることがなく経理の手間も省けます。不正利用をされないようにルールを決めたり、できない仕組みを考えることも大事なことです。社員のモラル意識だけでは、不正利用を根絶するのは難しいかもしれません。

社員の不正利用の手口

法人カードを利用して証拠を残さない

自分のプライベートの支払いを法人カードで支払い、領収書は受け取らないと証拠が残りません。カードの利用明細には、どこで使われたかしか判らないのです。証拠を残さなければ、調べない限り判りません。ガソリン代は特に、どの車に入れたのかがカードの利用で判らないので不正が起きやすいとも言えます。

プライベートの利用を仕事だと報告

証拠を残さない方法で判らなくするのではなく、あえて証拠をもらう事もあります。取引先の人と接待だと称して嘘をつき、領収書をもらう。しかしながら、実態はプライベートでの食事をして法人カードで支払っているのです。領収書とカードの利用明細が合っているので、経理は不正だと気が付きません。よくよく調べないと判らなくされてしまいます。

支払い時にプライベートのものも混ぜてしまう

業務で使うものを法人カードで購入する場合に、プライベートで利用するものを混ぜて支払ってしまいます。カードの利用明細には合計金額しか明記されていないので、まさかプライベートのものも一緒に購入されているとは思いません。少額であればあるほど、分かりにくいでしょう。この場合も、領収書を添付すれば余計に判りにくくなってしまいます。

空出張など虚偽の行為を行う

必要のない出張を装って新幹線や航空チケットなどを購入し、それを金券ショップで売って換金するなどの完全な不正行為を行う。チェック機能がうまく働いていなければ、必要のない備品などを購入して売って着服することもできてしまいます。ここまでくると、つい魔がさしてということでは無くなってしまいます。

法人カードの不正利用にはルールが必要

モラルだけでは限界があるかも

社員なので疑いたくは無いでしょうし、不正をすると思って法人カードを渡しているわけではないでしょう。人の良心やモラルに頼るのも、必要ではあります。しかし、つい出来心でしてしまうこともあり得るのです。

業務上横領の罪にはなりますが、だからと言って刑事裁判になれば会社としての信用問題にもなります。そこで社内で解決するほか無くなり、社内の雰囲気も悪化してしまいます。不正利用はされないようにルール化していく必要があります。

ルールを厳格にすれば良いわけでもない

法人カードは支払いを簡潔にするだけでなく、経費の申請や処理の短縮や軽減がされるため便利なものです。効率アップには必要なものではあるので、ルールを厳格化して使い勝手が悪くなってしまうのは元も子もありません。ルールの厳格化によって、無駄な労力にならないようにする必要があります。不正利用の防止と利便性の両立が図れるようなルール作りが大切なことです。

法人カードの利用を明確にしよう

経理と当人だけの間で法人カードの利用を明確にするのではなく、例えば営業車を使う部署全員がどのくらいのガソリン代を使っているかを明確にします。誰かひとりだけが特別利用料が多くなれば、不正利用しているのではないか?と判ってしまいます。

部署全員が不正利用するとは考えられないので、隠して使うことが無いようにルールを作るのが一番いいでしょう。ガソリン代だけでなく、接待費や交通費などの場合にも同様のことが言えます。使うことをたくさんの人が知っているならば、不正も起こりにくいです。

限度額を抑えておこう

法人カードの限度額は、一般的に大きな額です。不正利用されるのは大きな限度額のカードだからというところもありますので、社員に渡すカードは限度額を抑えておくことも大事なことです。経費を使える決済額は通常決まっていると思われます。

部長ならいくらまで、課長なら、一般職なら上司の判断がいるとかあると思われます。それと同様に、カードの限度額も決済できる額にしておくと高額な不正利用はできなくなります。少しでも不正利用の額を減らしたい場合には、有効な手段になります。

明確なルールを決めて不正利用をしにくくしよう!

法人カードは幹部以外に渡さない

法人カードを社員全員に渡してしまうと、不正が起こりやすくなってしまいます。取締役や部下のいる幹部だけにとどめておくのが理想的です。部下がどうしても法人カードを利用したい場合には、上司に使いたい旨を申請して使うようにします。どんなもの支払いのために使うのかを明確にすることで、不正を起こりにくくします。

領収書も添付させる

法人カードを利用する場合には、領収書も一緒に添付させます。領収書には、誰と何のために使ったのかを明記させることで不正をしにくくさせます。接待で使ったとすれば、取引先の○○さんと会食しましたと記入することで、その人に迷惑を掛けられないという思いも発生し不正利用しにくい環境になります。

上司に報告する

法人カードを従業員に渡す場合には、上司に伺いを立てます。どういうことの何の費用に使うのかをあらかじめ申告してもらいます。その申告内容と支払いの明細が一致すれば、不正利用ではないと判断できます。上司が判断して、法人カードでなくてもいい場合は普通の支払いでも良いでしょう。

ペナルティも決めておこう

ここまでルールを決めても、上司とグルになってしまえば不正利用は可能になってしまいます。ゼロになるわけではありません。そこで重要なのは、もしも不正利用が発覚した時のペナルティも決めておきましょう。

社員に対して、法人カードをプライベートの支払いに使うことは業務上横領罪に当たることをしっかりと教育します。そのうえでも不正利用するのであれば、厳格な処罰を決めておきましょう。

業務時間外への持ち出し禁止にする

ガソリンやETCなどは業務時間外には必要ない物です。業務時間外に必要ないカード類は、会社に保管しておくべきです。セキュリティの確保も必要ですが、休日などに使われないようにするには必要なことです。

接待や会食などの業務時間外にどうしても必要になってしまう場合のみ、法人カードを持ち出せるようにします。使うときだけに渡すようにすれば、不正利用できる範囲も減っていきます。それを誰が管理するのか?は問題にはなりますが、持ち出す頻度を減らすことも必要になるかもしれません。

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